Assembleia mais tranquila

10 dicas para tornar a sua assembleia de condomínio mais organizada e tranquila.

Pode até parecer impossível, mas com preparação e dedicação é possível realizar uma assembleia produtiva e sem confusão.

1 – Pauta – Escolha no máximo 4 itens para serem apresentados ou levados em votação, caso um dos temas seja polêmico e que precise de mais tempo para apresentação e debates, deixe esse assunto para o fim da reunião. E Nunca permita que qualquer outro assunto seja discutido durante a realização da assembleia. Caso algum morador insista, peça educadamente, para que o assunto seja tratado em outro momento, até mesmo após o encerramento da pauta ou em outro dia e horário.

2 – Áudio/Visual – Por mais simples que possa parecer, levar os assuntos em formato de apresentação de Power Point ou utilizando vídeos aumentará o entendimento dos assuntos apresentados, utilizem as apresentações com a seguinte proporção em cada Slide – 80% imagens/gráficos e 20% Textos. Slides lotados apenas de texto cansam e fazem a audiência se perder na leitura.

3 – Preparação – Algumas horas antes da assembleia, se reúna com todos os organizadores, síndico, administradora, conselheiros e moradores que irão ajudar ou apresentar algum assunto no decorrer da reunião. Um ensaio rápido e pensar sempre em tudo que poderá dar errado é sempre bom, lembre-se, treino é treino, jogo é jogo, imagine entrar em campo sem nenhuma preparação?

4 – Agenda – Com os temas escolhidos defina o tempo para apresentação, dúvidas e votação de cada assunto, apresente essa agenda no inicio da reunião e siga os horários definidos. Inicie a assembleia rigorosamente no horário marcado.

5 – Mesa – Inicie a assembleia sempre compondo a mesa, elegendo o presidente, secretário e convide os membros do conselho para juntar-se a todos, sempre os apresentando brevemente, em seguida o presidente inicia a leitura da convocação para iniciar as apresentações, atender as dúvidas dos condôminos e votações caso existam. A condução/Apresentação da assembleia poderá ser revezada entre o presidente da mesa, síndico, representante da administradora, ou qualquer outro condômino que ajudou na elaboração da apresentação e ajudou o corpo diretivo no assunto em pauta.

6 – Autoridade – O presidente da mesa é a autoridade máxima durante a assembleia e deverá ser respeitado e exigir respeito de todos os participantes, dar a palavra para quem solicitar no momento oportuno e não deixar ninguém interromper quem estiver falando.

7 – Disciplina – Todos os membros do conselho, síndico e administradora, devem estar alinhados com suas ideias e propostas, não deixe para o momento da assembleia discussões ou debates sobre temas que poderiam ter sido resolvidos antes da assembleia iniciar.

8 – Respeito – Antes de mais nada todos devem ser respeitados, quem está com o microfone na mão deve ser uma pessoa calma e nunca alterar o tom de voz ou ameaçar os demais presentes, respeitar para ser respeitado. Caso algum morador falte com o respeito, o presidente da mesa pode pedir para que ele se comporte ou que saia da reunião, além de ter o direito de pedir para a administradora que faça uma advertência por escrito ao morador causador do transtorno.

9 – Votação – Caso seja necessário que ocorra votações, organize esse momento de maneira simples e prática, basta entregar um cartão para aqueles condôminos que podem votar, os adimplentes, e esse cartão terá um lado verde e outro vermelho. Inicie a votação e peça para quem é a favor levantar o cartão verde, realize a contagem e em seguida peça para quem é contrário levantar o cartão vermelho, faça a contagem e apure os votos.

10 – Ata – Durante a realização da assembleia é sempre importante que o secretário da mesa realize anotações dos principais itens apresentados, dúvidas dos condôminos e as respostas, resultado das votações e qualquer outro item relevante. A ata deverá ser enviada para os condôminos ou fixada em local de acesso a todos do condomínio. Não existe a obrigatoriedade do registro da ata em cartório, mas essa prática é prudente para tornar a ata pública. Observe o prazo para o envio da ata, normalmente definido na convenção de cada condomínio.

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